Buongiorno,
per la Rintracciabilità io utilizzo un Metodo molto simile a quello che hai descritto.
Sono Responsabile di un Centro di Produzione Pasti della provincia di Pisa, dove produciamo circa 7500 pasti settimanali per Poli Scolastici che vanno dagli Asili Nido alle Scuole Medie.
Io procedo in questo modo: creo un Foglio di Calcolo (nella fattispecie uso: MS Excel TM) e lo nomino, per esempio, "Settembre 2015"; a questo punto creo una Tabella nella quale inserisco il Menù mensile (il nostro ruota su otto settimane).
Per ogni giornata, creo un collegamento ipertestuale che rimanda ad un'immagine precedentemente scannerizzata riportante tutte le etichette con lotti e scadenze/TMC dei prodotti utilizzati in quella giornata.
Come faccio a creare questa scheda giornaliera?
La Cuoca, Responsabile della Produzione, è da me incaricata di ritirare in ogni Settore l'involucro di ogni singolo ingrediente utilizzato per quel giorno; a fine giornata ritaglia manualmente le etichette dei prodotti con i relativi lotti e scadenze incollandole tutte su di un foglio di carta riportante in alto data del giorno e Menù (con eventuali variazioni e relative motivazioni); a questo punto io effettuo la scansione del foglio e la inserisco nella Tabella MS Excel TM sopra descritta.
Per ingredienti come olio, sale, aceto non faccio altro che dare come riferimento la bolla (o DDT, che dir si voglia) di consegna settimanale, che in questo caso scannerizzo ed inserisco all'interno della tabella MS Excel TM, suddividendole sulla base del Fornitore e della settimana di consegna; ovviamente ogni DDT riporta lotto e scadenza di ogni singolo prodotto.
E' un pò impegnativo realizzare la prima Tabella ma, una volta pronta, con il copia e incolla lavori benissimo.
Ti posso garantire che la ASL ne rimane puntualmente molto soddisfatta.
Spero di esserti stato di aiuto se hai bisogno di ulteriori info sono a disposizione.
Saluti,
Andrea