Mi trovo anch'io nella tua situazione. Nel momento in cui ho necessità di avere aggiornamenti documentali dai fornitori sembra di dover chiedere la carità... A mio parere, ma questa è solamente la mia opinione, la responsabilità è di entrambi, sia il fornitore che deve aggiornare la documentazione che emette, sia il cliente che deve mantenere aggiornati i documenti inerenti i prodotti acquistati; però attendo delucidazioni in merito.
Per quanto riguarda la richiesta periodica della documentazione aggiornata io seguo questa regola: ogni tre anni, o comunque ogni volta che mi accorgo di una difformità tra prodotto fornito ed informazioni in mio possesso, invio a tutti i fornitori documentata richiesta di aggiornamento della documentazione, archivio tale comunicazione in cui compare la data, che sia mail oppure semplice lettera, e se durante un'ispezione o un controllo risulta che non sono in possesso dell'ultima revisione del documento in oggetto, ho la prova che io il mio dovere l'ho svolto.
Tale metodo ho visto che funziona, ti faccio un esempio in concreto: durante lo svolgimento di un audit da parte di un cliente la documentazione da me archiviata inerente l'idoneità alimentare degli imballaggi non era aggiornata con le ultime normative. Con le mie comunicazioni archiviate e datate sono riuscita a dimostrare al cliente che è stata una mancanza del mio fornitore il quale mi ha inviato dei documenti non aggiornati.
Spero di esserti stata di aiuto, ma attendo insieme a te altri pareri.
ps